Festum Workflow
Dokumenttien hallinnoinnissa ongelmana on usein tarve siirtää dokumentissa oleva tieto tehokkaasti ja nopeasti tietojärjestelmiin. Myös kadonneet dokumentit, puutteelliset arkistot tai viimeisen allekirjoitetun version puuttuminen aiheuttavat usein ongelmia. Organisaatioissa kuluu työaikaa dokumenttien kierrättämiseen, tavoittamiseen ja etsimiseen. Esim. kadonneet dokumentit aiheuttavat yritykselle liikevaihdon menetyksiä, lisääntyneitä kuluja sekä asiakaspalvelun heikentymistä.
Nykyaikainen yritystoiminta edellyttää tehokasta dokumentinhallintaa. Festum Workflow on suunniteltu juuri tähän. Festum Workflow mahdollistaa yrityksen erityyppisten asiakirjojen elinkaarenhallinnan. Järjestelmä voidaan hankkia lisenssitoimituksena tai vuokrauspalveluna osana etalous.fi palvelua.
Ostolaskut
Järjestelmä mahdollistaa ostolaskujen tehokkaan ja nopean sähköisen käsittelyn: kustannusten kohdistamisen, kierrättämisen, arkistoinnin sekä kirjanpitokelpoisen aineiston siirron käytössä olevaan ostoreskontraan/kirjanpidon järjestelmään.
Paperilaskut skannataan oppivan älyskannauksen avulla, sähköiset ostolaskut (verkkolaskut) noudetaan verkkolaskuoperaattoriltasi suoraan järjestelmään. Saapuessaan järjestelmään, ostolasku käsitellään joko automaatiotoimintojen avulla tai lähetetään eteenpäin manuaalikäsittelyä varten. Laskut kiertävät määrätyn tarkastus-, hyväksymis- ja infokierroksen, jonka jälkeen hyväksytty lasku on valmis siirrettäväksi eteenpäin hylätyn laskun palautuessa kommentoituna laskun käsittelijälle. Toistuvaislaskujen käsittelyssä automaattitoiminnot nopeuttavat ja automatisoivat prosessia entisestään.
Matkalaskut
Järjestelmää käytetään matka- ja kululaskujen tekemiseen sekä niiden sähköiseen kierrättämiseen ja hyväksyntään. Kuittien skannanus ja liittäminen matkalaskuun on myös tehty helpommaksi kuin koskaan.
Sopimukset
Sopimukset ovat yrityksen tärkein omaisuus. Lähes kaikki yritysten rahaliikenne ja ydinliiketoiminnot liittyyvät olemassa oleviin sopimuksiin. Yrityksen oikeudet ja velvollisuudet perustuvat sopimuksille. Yrityksen toimintaa voidaan tehostaa ja kustannuksia karsia tehokkaalla sopimusten seurannalla ja hallinnalla. Festum Workflown sopimushallintaosuudella voidaan parantaa sopimusten seurantaa mm. asettamalla hälytyspäivämääriä, milloin sopimukseen pitää reagoida. Sopimukset tallentuvat sähköiseen arkistoon, mistä ne ovat helposti aina löydettävissä.
Rahtikirjat ja lähetteet
Nopea alkuperäisen kuitatun toimitusdokumentin toimitus mahdollistaa nopean laskutuksen liitteineen sekä mahdollisten poikkeamatilanteiden tehokkaan hallinnan Lähetteiden ja rahtikirjojen skannaus voidaan toteuttaa keskitetysti, hajautetusti toimipisteittäin sekä kuljettajan toimesta GSM skanneria hyödyntäen. Sähköistyksen jälkeen Workflow järjestelmän ominaisuudet mahdollistavat helpon kierrätettävyyden ja arkiston hyödynnettävyyden.
Muut dokumentit
Voit luoda vapaasti uusia dokumenttiluokkia järjestelmään (CV:t, tilaukset, reklamaatiot, sertifikaatit potilasasiakirjat...). Luotuasi uuden dokumenttiluokan voit skannata välittömästi uudet asiakirjat järjestelmän indeksoitavaksi ja kierrätyksen käytettäväksi.
Arkisto ja arkistosovellukset
Valmiit käsitellyt dokumentit siirretään järjestelmän sähköiseen arkistoon. Arkistossa olevat asiakirjat ovat monipuolisten hakukriteerien avulla helposti ja nopeasti jälkikäteen löydettävissä.
Raportointi
Workflow parantaa myös tilannetietoutta. Hälytysten ja arkistohakujen lisäksi voit luoda järjestelmään eri hakuehdollla raporttipohjia joista tieto on luettavissa tai siirrettävissä esim. exceliin sisäistä laskentaa silmälläpitäen. Myös tarvittavat viranomaisraportit sisältyvät kokonaisuuteen.
Liittymänhallinta ja älyskannaus
Monipuolisen liittymähallintansa ansiosta Festum Workflow voidaan integroida helposti eri järjestelmien kanssa. Workflow pystyy helposti vastaanottamaan ja hakemaan dokumentteja ja tietoa eri järjestelmistä tai vaikka sähköpostista. Lisäksi järjestelmä on integroitavissa helposti eri toiminnanohjaus- ja talousjärjestelmiin.
Skannaus perustuu dokumentin älytunnistukseen. Luotuasi käsiteltävän dokumenttityypin Workflow järjestelmään on skannaus heti hyödynnettävissä ilman erillistä skannausprojektin rakentamista. Laskuskannauksessa älytunnistus ei edellytetä esim. toimittajakohtaista laskupohjien opetusta vaan oppiva järjestelmä itse tunnistaa aiheyhteyksiin, tietosisältöön ja sijaintiin perustuen laskun perustiedot. Jos laskutietoa ei automaattisesti riittävällä varmuudella löydetä, pyytää järjestelmä hyväksymään tai lisäämään tarvittavan laskutiedon. Tällöin tiedon sijainti laskulta voidaan opettaa järjestelmälle poimimalla tieto laskulta esim. hiirellä klikkaamalla.